หน่วยที่ 2

ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร

1.ระบบและวิธีการเชิงระบบ

    การทำงานใดๆให้ประสบผลสำเร็จบรรลุเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้นย่อมเกิดจากพื้นฐานวิธีการที่มีลำดับขั้นตอนชัดเจนจนสามารถปฏิบัติซ้ำๆได้หลายครั้งอย่างถูกต้องและสมเหตุสมผล เราเรียกกระบวนการและขั้นตอนนั้นว่า “ระบบ”

     ระบบ (System) หมายถึง การทำงานขององค์ประกอบย่อยๆอย่างอิสระแต่มีปฏิสัมพันธ์ซึ่งกันและกันจนกลายเป็นโครงสร้างที่สมบูรณ์ของแต่ละงาน สามารถตรวจสอบและปรับปรุงแก้ไขได้ทุกขั้นตอน ระบบจึงเป็นหัวใจสำคัญของงานหรือการดำเนินงานทุกประเภท
       วิธีการเชิงระบบ (System Approach) เป็นกระบวนการคิดหรือการทำงานอย่างมีแบบแผนชัดเจนในการนำเนื้อหาความรู้ด้านต่างๆซึ่งอาจจะเป็นวิธีการหรือผลผลิตมาประยุกต์ใช้อย่างเป็นขั้นตอน เพื่อให้การดำเนินงานบรรลุวัตถุประสงค์อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้วิธีระบบยังเป็นการช่วยป้องกันและแก้ไขข้อบกพร่องที่เกิดขึ้นด้วย

องค์ประกอบของวิธีระบบ    มีองค์ประกอบที่สำคัญ3ประการ ได้แก่
1.ปัจจัยนำเข้า (Input)
2.กระบวนการ(Process)
3.ผลลัพธ์ (Output)

2.ระบบสารสนเทศ
       ระบบสารสนเทศ (Information System) คือ การประมวลผลข้อมูลข่าวสารอย่างเป็นขั้นตอนและเป็นกระบวนการเพื่อให้ข้อมูลในรูปร่างข่าวสารที่เป็นประโยชน์สูงสุด และเป็นข้อสรุปที่สามารถนำไปใช้สนับสนุนบริการ และการตัดสินใจ ทั้งในระบบปฏิบัติการ ระดับกลาง และสูง ระบบสารสนเทศจึงจัดตั้งขึ้นเพื่อปฏิบัติเกี่ยวกับข้อมูลต่อไปนี้

1.รวบรวมข้อมูลทั้งภายใน ภายนอก ที่จำเป็นต่อหน่วยงาน
2.จัดกระทำเกี่ยวกับข้อมูลเพื่อให้เป็นสารสนเทศที่พร้อมจะใช้ประโยชน์ได้
3.จัดให้มีระบบเก็บเป็นหมวดหมู่ เพื่อสะดวกต่อการค้นหาและนำไปใช้
4.มีการปรับปรุงข้อมูลเสมอเพื่อให้อยู่ในสภาพที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบันตลอดเวลา

      การสื่อสารเป็นการถ่ายทอดความรู้สึกนึกคิดจากแหล่งกำเนิด สาระไปสู่ปลายทาง เพื่อความเข้าใจซึ่งกันและกัน การสื่อสารระหว่างบุคคลใช้ช่องทางผ่านอวัยวะรับสัมผัสทั้ง 5 ได้แก่ ตา หู จมูก ลิ้น ผิวกาย โดยใช้สื่อที่เหมาะสม เช่น เสียงพูด รูปภาพ กลิ่น รสชาด ผิวสัมผัส การสื่อสารระหว่างคนกับเครื่องจักร ข้อมูลต่างๆจะถูกวิเคราะห์ และสรุปเป็นหมวดหมู่หรือเป็นสารสนเทศอย่างรวดเร็วเพื่อเป็นความรู้ที่ตัดสินใจในการเดินทางด้วยรถยนต์ไปสู่จุดหมายที่ต้องการ ประสบการณ์นี้เรียกว่า “ระบบงานสารสนเทศ”

3.องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ
   มีองค์ประกอบหลัก 2 ส่วน ได้แก่  องค์ประกอบหลักและองค์ประกอบด้านต่างๆ
3.1องค์ประกอบหลักของระบบสารสนเทศ

    ระบบการคิด หมายถึง กระบวนการและขั้นตอนในการจัดลำดับ จำแนก แจกแจง และจัดหมวดหมู่ข้อมูลต่างๆ เพื่อการสะดวกในการจัดเก็บและเผยแพร่
    ระบบเครื่องมือ หมายถึง วัสดุอุปกรณ์หรือเครื่องมือที่นำมาใช้ในการรวบรวม จัดเก็บ และเผยแพร่สารสนเทศให้ดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ

3.2องค์ประกอบด้านต่างๆของระบบสารสนเทศ
1.ด้านจุดมุ่งหมาย

2.ด้านขั้นตอน

3.ในหน่วยงาน

4.ทั่วไป

4.ขั้นตอนการจัดระบบสารสนเทศ
ประกอบด้วย 4 ขั้นตอน ดังนี้
   ขั้นที่ 1 การวิเคราะห์ระบบ (System Analysis)  แบ่งออกเป็น 4 หน่วย คือ
  1.วิธีวิเคราะห์แนวทางการปฏิบัติงาน (Mission Analysis) คือ การพิจารณาทิศทางในการดำเนินการและจุดมุ่งหมายของระบบสารสนเทศ
 2.วิเคราะห์หน้าที่ (Functional) เป็นการกำหนดหน้าที่โดยละเอียดตามที่กำหนดไว้

 3.วิเคราะห์งาน (Task Analysis) เป็นการกำหนดสิ่งที่ต้องทำตามหน้าที่ที่ได้กำหนดไว้
 4.วิเคราะห์วิธีการและสื่อ (Method-Means Analysis) เป็นการกำหนดหลักการปฏิบัติ กลวิธี และสื่อ ที่จะนำไปสู่จุดหมายที่ต้องการ

5.ประเภทของระบบสารสนเทศ
แบ่งได้ 3 ระดับ คือ
1.ระดับบุคคล
2.ระดับกลุ่ม
3.ระดับองค์กร

6.ข้อมูลและสารสนเทศ
6.1 ข้อมูล (data)
6.2 สารสนเทศ (Informational)
6.3 ความรู้ (Knowledge)
6.4 การประมวลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ

     ข้อมูลดิบ (raw data) หมายถึง วัสดุสิ่งของ เหตุการณ์ สถานการณ์ ที่มีคุณลักษณะหรือคุณสมบัติอยู่ในสภาพเดิม มีความเป็นอิสระเป็นเอกเทศในตัวมันเองยังไม่ผ่านการกลั่นกรอง ไม่ได้ถูกนำไปแปรรูปหรือประยุกต์ใช้กับงานใดๆ การตีความข้อมูลดิบเกิดจากพฤติกรรมการรับรู้การเรียนรู้หรือประสบการณ์ในการสังเกต การวัด การนับ การสัมผัสจับต้อง หรือกรรมวิธีอื่นๆ จนสามารถระบุได้ชัดเจนว่าข้อมูลนั้นมีคุณลักษณะหรือคุณสมบัติเป็นอย่างไร มีชื่อเรียกว่าอะไร

   คุณสมบัติของข้อมูลสารสนเทศที่ดี
1.ความถูกต้อง (accurate)
2.ทันเวลา (timeliness)
3.สอดคล้องกับงาน (relevance)
4.สามารถตรวจสอบได้ (verifiable)
5.มีความสมบูรณ์ครบถ้วน (integrity

ชนิดของข้อมูล
1.ข้อมูลที่เป็นตัวเลข (Numeric type)
2.ข้อมูลที่เป็นตัวอักขระ (Character type)
3.ข้อมูลที่เป็นตัวอักษรเลข (Alphanumeric type)
4.ข้อมูลมัลติมีเดีย (multimedia)

ความรู้ (Knowledge)
       คำว่าความรู้นั้น นับเป็นขั้นแรกของพฤติกรรมที่เกี่ยวข้องกับความสามารถในการจดจำ ซึ่งอาจจะโดยการนึกได้ มองเห็น ได้ยิน หรือ ได้ฟัง ความรู้นี้ เป็นหนึ่งในขั้นตอนของการเรียนรู้ โดยประกอบไปด้วยคำจำกัดความหรือความหมาย ข้อเท็จจริง ทฤษฎี กฎ โครงสร้าง วิธีการแก้ไขปัญหา และมาตรฐานเป็นต้น ซึ่งอาจกล่าวได้ว่า ความรู้เป็นเรื่องของการจำอะไรได้ ระลึกได้ โดยไม่จำเป็นต้องใช้ความคิดที่ซับซ้อนหรือใช้ความสามารถของสมองมากนัก ด้วยเหตุนี้ การจำได้จึงถือว่าเป็น กระบวนการที่สำคัญในทางจิตวิทยา และเป็นขั้นตอนที่นำไปสู่พฤติกรรมที่ก่อให้เกิดความเข้าใจ

การประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ
1.การรวบรวมข้อมูล (Data collection)
2.การบำรุงรักษาและประมวลผลข้อมูล (Data Maintenance Processing)
3.การจัดการข้อมูล (Data Management)
4.การควบคุมข้อมูล (Data Control)
5.การสร้างสาระสนเทศ (Information Generation)

สรุป
       เทคโนโลยีที่ใช้จัดการสารสนเทศ โดยใช้เทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องในการจัดหา วิเคราะห์ ประมวลผล จัดการและจัดเก็บ การพิมพ์การสร้างรายงาน  การเรียกใช้หรือแลกเปลี่ยน และเผยแพร่สื่อสารข้อมูลด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ไม่วาจะอยู่ในรูปแบบของ รูป เสียง ตัวอักษร หรือ ภาพเคลื่อนไหว รวมไปถึงการนําสารสนเทศและข้อมูลไปปฏิบัติตามเนื้อหาของสารสนเทศนั้น เพื่อให้บรรลุเป้าหมายของผู้ใช้อย่างเป็นระบบ